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這可能是史上最全的“招投標備戰”寶典!
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伴隨著國家的改革開放,物業管理行業在其自身三十多年的發展中,其市場化程度越來越深,民眾對物業服務的要求也越來越高,物業服務企業之間的競爭也越來越激烈,因此物業服務招投標工作也越來越被重視和規范。

本人在十多年的物業服務行業各類招投標的日常工作中,發現整個物業服務行業的招投標普遍存在一些弊端,同時也有一些值得分享的優點,希望通過此文能給同行一點啟示。

大家都非常熟悉整個物業服務行業的招投標工作大致由幾項主要的工作組成:招標書撰寫、現場踏勘答疑、投標書撰寫、現場開標(含答辯)、定標、合同簽訂等。此文主要圍繞與物業服務企業關系較大的現場踏勘答疑、投標書撰寫和現場答辯這三項工作,探討如何在激烈競爭中最終獲得投標的成功。

現場踏勘答疑

這個過程是充分了解項目定位,了解業主需求的過程,是整個招投標工作的前期準備工作,也是投標編制標書的前提。現場踏勘答疑的主要工作是信息收集和整理,而信息的來源有各種渠道,其中最重要的一個渠道是前期的拜訪(如有條件),若前期無法實現這個步驟可以通過公開的現場踏勘來收集資料。一般公開招標的項目都會給出一定時間的現場踏勘和答疑,物業服務企業需重視現場踏勘答疑,完成這項工作的效率決定了對整個項目的了解程度。踏勘答疑前的準備工作非常重要,投標企業需要關注幾點:一是踏勘前應該從網上了解這個項目的各種相關信息,對項目的初步定位和設計理念有個大概的了解,列明踏勘需要關注的重點區域和內容,以便提高踏勘的效率;二是在現場踏勘的時候應多向現場負責人了解整個項目的相關信息,一般這個現場負責人對本項目工程非常熟悉,對項目的一些特別點和業主的關注點也會有所了解,如果負責人是后勤的人員,可能對招標文件招標要求也非常熟悉,可以從交談的過程中了解很多信息;三是做好現場踏勘時的拍照和記錄工作。這些收集來的素材可能將作為標書編制中的亮點,成為業主關注的焦點,成為標書的得分點。

投標書的編制

投標書一般由商務標和技術標組成,兩個標書的側重點完全不同,商務標主要包括企業資信文件、成本預算等,技術標為物業管理方案。投標中如有現場答辯,投標書占90%左右的分值;若無現場答辯,投標書即作為中標的唯一依據,因此投標書的編制質量決定著整個投標的成功與否,編制投標書可從下面幾個方面入手:

編制標書前需要做的幾項工作

一是要充分通讀和研究招標文件,圈注出重點內容;二是根據招標文件,分別編制商務標和技術標目錄大綱和編寫計劃;三是根據專長分配工作,在規定時間內統稿,但統稿的人必須熟悉投標項目;四是對照評標得分明細,每一個得分點都確保不失。此環節注意時間安排,留出充足的統稿后的修訂和裝訂簽字時間。

商務標的編制

商務標應充分展示本企業的財務和資信優勢,特別是針對本項目業主關心的問題的優勢,有助于吸引業主,也有利于區別其他競標企業,可以在評審中得到不同的評分。這些資信文件和財務報表要確保真實,這部分一般占標書分值的40%左右,其中成本預算一般占整個投標文件的30%左右的分值,這個分值相對客觀性比較強,容易控制和把握,但和評分標準也有很大的關系,有些評分標準是以最低價格為基準價格分,其他價格按照設定的價格區間比例進行倒扣分,還有的評分標準以平均價格為基準價格。基準價格的不同,整體報價的策略也要作相應的調整,這需要多年的經驗和對對手的充分了解來綜合判定。無論評分標準怎樣,一定要堅守科學合理,有的公司為了中標竟然罔顧法律要求,克扣員工的繳金,還有的管理費為零,還有企業會以提供國際品牌、國內價格來吸引業主,一般這種情況,業主會要求在承諾里白紙黑字確定下來國際品牌,這也勢必造成企業本身壓力,得不償失。這些惡性競爭只會讓業主享受不到想要的服務,讓我們物業服務行業越做越難,越做水平越低,形成惡性循環。評標的時候遇到這些情況,不利于我們行業發展的事情,不利于業主的事情,一般得分不高。因此也請看到此文的同行,能一起為行業努力。

定制化的物業管理方案的編制

所謂定制化就是有針對性,目前很多投標書都變成了流水作業,貼來貼去,沒有針對性和特色,根本不適合招標項目的物業服務運作和管理,致使物業服務運營和管理根本不能滿足業主的要求。如何編制定制化的物業管理方案呢?有幾點需要提醒:

一是充分了解項目定位和設計理念。一般一個物業在進行施工建設前就已經對物業功能做了定位,并且功能實現都有相應的設計理念,一定要清楚才能更好地編寫投標書。如上海中心大廈,項目定位為上海標桿性建筑,集商業、辦公、酒店、觀光、會務于一體的城市綜合體,其設計理念就是綠色垂直社區,這個功能定位和設計理念貫穿于整個大廈的物業服務運營和管理,如要編制這個項目的投標書則要充分想到如何做到綠色物業服務,如何做到分區管理,如何將LEED綠色建筑的運營植入整個物業服務的運營中等等,如果投標書里面沒有這些功能定位和理念的延續,據我多年評標經驗這些缺失將會失分不少。

二是充分了解業主需求,業主往往對自己的物業管理都有不同的想法和要求,都會注入自己的特點,如我曾經做過的一個二級甲等醫院項目,這個項目位于天津北辰區,醫院總面積不足10萬平方米,但業主要求很明確——要成為天津市標志性醫院,三年內創三甲,讓北辰區人民享受國家級醫療服務。雖然這個項目在設計的時候已經考慮了三甲的一些硬件需求,但我們非常清楚三甲醫院的標準除了硬件滿足外,還需要完善的軟件服務配套。因此在這個項目的標書編制中,我們加入了企業多年來對三甲醫院物業管理的一些經驗建議,將三甲一票否決項和醫療廢棄物的管理作為重點突出,這個方案根據醫院現行的條件,提出了很多硬件配置的建議,同時在后勤的管理上提供了充分完善的管理方案,確保醫療廢棄物的管理萬無一失。為了成為標志性建筑,讓當地民眾享受到國家級的醫療服務,特別在電梯服務上引進了高水平貼心快捷服務方式,大大提高了整個醫院的運送速度,也成為整個醫院的一條靚麗的風景線,還有中央運送系統的引入等等,這些都吸引了業主的眼球,最終即便是價格是最高的情況下,整個標書得分最高,順利獲得此項目。

三是根據服務內容編制科學合理的組織架構和人員配置。這個也是方案中與報價相關的內容,也是能很好地運營物業服務方案的重要一環。人員配置與物業服務時間、服務內容、服務頻次和服務標準幾個因素有關。在組織架構設置和人員配置中需要關注本文提及的項目定位和業主的要求,要求標準不同人員配置也會有很大的差別。一般的物業服務僅僅指公共區域的服務,但一些特殊的業態如醫院是入室服務于每一位病人和醫護人員,所以人員的配置跟院方的標準要求有很大的關系,在人員配置上無法簡單的按照面積或者床位數來定。即便是公共性的場館、一般商務樓、涉外商務樓、超高層商務樓等等,要求標準不同人員配置也不同,如上海中心大廈這種超高層商務樓,不能簡單的按照租戶數配置相應的客服人員,還要考慮到分層管理因素,實現與總控室的統一管理,在人員配置上有所不同。再如世博會期間13個出入口,雖然都是出入口的物業管理,但由于每個出入口進出人員數量不同,白蓮涇出入口和長清路出入口周邊交通方便,人流量遠遠大于其昌棧等水門出入口,因此客服人員配置完全不同。但在人員配置上都要堅守一人多崗,節約資源的原則。

四是編制具有針對性的應急預案。在評分標準中對此項也有一定的分值分配,往往很多投標書直接將其他項目或者公司的應急預案直接搬過來,很多都無法適用。比方一個醫院的投標,很多標書中缺少針對針頭或污染銳器扎傷,或是運送病人的過程中病人病情惡化等等緊急情況的處理預案,有的僅僅是其他物業業態通用的應急預案,沒有考慮到此項目自身的設施設備的不同,造成應急預案根本不適用,這些情況都不能得分或者得分很少。

統稿、封裝

標書內容全部編制完成后,將進入統稿、封裝階段。統稿工作也很重要,通過統稿工作實現投標書整個行文的格式統一、行文的語氣和行文的前后內容等保持一致。統稿完成后將對投標文件進行封裝,一般而言招標文件都會對標書的封裝有明確的要求,根據其要求進行封裝,封裝主要有下面幾種情況:一是商務標和技術標合并為一本,正本和副本分開封裝;二是商務標和技術標分開裝訂,商務標正副本封裝在一起,技術標正副本封裝在一起,或是是正副本分開封裝在一起等等;有的會要求商務標投標一覽表單獨封存,以便唱標。封裝前勿忘反復對照招標書要求檢查,并在要求的位置加蓋公章,區分電子公章的可蓋位置,防止廢標。封裝后封面的制作一般也要求同時在密封處加蓋騎縫公章等等,這些細節雖然繁瑣但往往每一個疏忽都可能牽涉到廢標,所以一定要仔細。

開標現場答辯

不是所有的投標都有現場答辯,如果有現場答辯,答辯分值大多設定為10%左右,一般答辯團隊以項目經理為主,選定的項目經理要熟悉整個投標書的內容,對這個項目有充分的了解,要關注項目物業管理的難點和重點,同時要十分清楚標書相關內容如人員組成的依據、成本預算中各個組成等,標書中業主關注的地方要重點準備。評標專家一般提問會針對招標文件中業主關注的內容,如何做好這個項目的整體思路,專項服務的一些特殊要求等。

另外還有一些競爭性談判的投標優惠條款的承諾,或者二次報價的投標等情況,也需針對不同的情況設置不同的投標方案和策略。

總而言之,無論是怎樣的投標都要牢記一點,就是只有充分的準備才能百戰百勝。

原載于《現代物業·新業主》2015年第2-3期/總第316

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